Las fases que debes seguir en la organización de un evento

Montar un evento puede parecer pan comido, pero la realidad es que lleva más faena de lo que uno piensa.

Desde pensar y diseñar en qué consistirá, hasta conseguir financiación para llevarlo a cabo. Son muchos los temas que hay que tener en cuenta. Por eso, y para que no te pierdas ninguna vamos a hablarte de lo imprescindible a la hora de montar un evento, eso sí, lo vamos a dividir en tres fases para que quede todo más claro.

La fase de preproducción

Empezaremos por el inicio del todo: el brillante momento de tener una idea de evento. Es muy importante que le dediques tiempo a esta fase. En ella tendrás que desarrollar todo el evento hasta el mínimo detalle: En qué consistirá el evento, el día, quién asistirá, equipos necesarios, precios… Además de todo esto tendrás que hacer una previsión de ingresos y gastos para saber si realmente el evento que te estás planteando va a ser rentable.

También es importante en este momento saber a qué público te diriges, ya que eso te ayudará a empezar a pensar en los detalles para contestar a dicho público.

En este punto también tendrás que tener claro en qué lugar se realizará el evento, ya que dependiendo del espacio disponible tendrás más o menos libertad para crear.

Como ves, esta fase se centra más sobre el papel, es decir, en idear y planificar todo lo que sucederá más tarde de manera que tratemos de minimizar los problemas.

La fase de producción

Cuando llegamos a esta fase ya no se debe idear nada, esta fase se caracteriza por actuar. Para entender esta fase sería desde los ensayos previos hasta el día del evento.

A lo largo de la fase de producción tendrás que encargarte de que todo esté listo. Tendrás que concretar todo el equipo humano que te ayudará con el evento: desde los artistas invitados hasta el personal que se encargará de la iluminación, el sonido o incluso de la limpieza. Además de esto tendrás que ver que todo el material necesario lo tengas ya disponible: focos, micrófonos, sillas, y todo aquello que necesiten para la correcta realización del evento.

La fase de explotación

Después de todo esto llegas a la última fase de la organización de un evento: la fase de explotación.

Por fase de explotación del evento nos referimos a darlo a conocer. Para ello puedes hacer uso de las técnicas del marketing. Utiliza el poder de comunicación y viralización de las redes sociales, crea una página web o un blog en el que informes de las novedades del evento y puedas colgar vídeos y fotos para despertar el interés. Cartelería y anuncios en televisiones y/o radios locales también son una buena opción para darte a conocer, y como no, recuerda que el boca a boca sigue funcionando, y la mejor manera de que éste funcione es trabajando correctamente.