10 consejos para la organización de un evento

Organizar un evento es una actividad de lo más emocionante, sobre todo cuando ves que el público asistente disfruta gracias a dicha organización.

Para que la organización del evento sea todo un éxito toma nota de estos 10 consejos.

1- La antelación tu mejor aliada
Empieza a organizar tu evento con mucho tiempo de antelación. No caigas en la tentación de pensar que queda mucho tiempo para que sea el gran día, ya que los imprevistos a la hora de organizar un evento son más normales de lo que crees.

2- Innova y ganarás al público
Realiza un evento innovador con el fin de dejar realmente sorprendidos a los asistentes. No hace falta que realices muchos cambios de un evento a otro, pero procura que cada uno de ellos tenga algo especial.

3- Estudia a los asistentes
Seguro que tienes claro (o al menos deberías) a qué público se dirige tu evento. Así que estudia qué le gusta a ese público y dale lo que realmente demanda. Por ejemplo, a los más jóvenes les puede gustar la animación post-evento con música e iluminación baja para crear ambiente…. o en el caso de ponencias poder realizar luego una serie de preguntas al ponente en petit-comité… las opciones son tan variadas como el público al que te diriges.

4- Establece objetivos
La mejor forma de saber si tu evento va bien o si por el contrario no ha salido como esperabas es comparando dicho resultados con unos objetivos previos. Número de asistentes, número de localidades vendidas en relación al aforo, número de comentarios positivos… como siempre, dependiendo de tu evento deberás establecer unos objetivos u otros para luego medir el rendimiento.

5- Rodéate de profesionales
Que organices un evento no es sinónimo de que tengas que saber de todo. Rodéate de un buen equipo de iluminación, sonido, imagen… todo lo que consideres necesario para hacer brillar con luz propia a tu evento. En este caso, nuestro equipo de profesionales estará encantado de echarte un cable.

6- Busca un lugar con wi-fi
Dentro de lo posible consigue un lugar donde los asistentes puedan acceder a un wi-fi. Piensa que todos ganáis. Ellos tendrán wi-fi gratis y tú,como organizador, estarás proporcionando una herramienta para que difundan tu evento en las redes sociales, y la notoriedad que ello conlleva.

7- Aprovecha el poder de las redes sociales
Tal y como te acabamos de decir, las redes sociales tienen un gran poder, así que aprovéchalas antes, durante y después del evento. Anúnciate en ellas, retransmite tu evento y a posterior cuelga fotos/vídeos para recordar lo bien que fue el evento.

8- Planea el plan de evacuación
A la hora de buscar sitio piensa también en el plan de evacuación. Necesitarás un lugar con diversas puertas de emergencia, salidas anchas…. Aquí puedes encontrar más información acerca del plan de evacuación de eventos.

9- Da a conocer el evento
El marketing puede ser muy bueno si sabes cómo realizarlo. Crea un sitio web para dar información sobre el evento, y por qué no, den el que se puedan comprar las entradas. Publicítalo en medios locales, redes sociales, grupos afines a la temática del evento… cuanto más hincapié hagas en que el evento sea conocido más gente asistirá.

10- Los invitados
Trata de que a tu evento vaya gente con nombre, ya que eso siempre atrae a una gran masa social. Ponentes especialistas en un tema, artistas conocidos…

Recuerda, eventos hay de muchos tipos, así que trata de adecuar estos 10 mandamientos al tuyo y consigue dejar encantados a los asistentes.