La escaleta, el elemento clave en la organización de eventos

A la hora de organizar un evento toda previsión es poca. Y es que la improvisación no siempre es considerada una buena compañera de viajes.

Cierto es que, en todos los eventos existe un cierto margen para los imprevistos, pero cuanto menos ocurran y más controlados estén, seguro que el transcurso de la jornada va mucho mejor. Para ayudar a planificar hasta el último detalle de la organización de eventos te puedes ayudar de una escaleta.

Qué es la escaleta y cómo puede ayudarte

Una escaleta para organizar eventos es como un guión sobre el cual se va a plasmar todo lo que va a ocurrir en él. De hecho se suele decir que, lo que no está plasmado en la escaleta no existe. Su principal función no es otra que la de ayudar a la organización del evento y así suprimir cualquier posibilidad de imprevistos.

Gracias a la correcta realización de una escaleta se consigue, por una parte, definir al detalle todo lo que va a suceder, y por otra, estar seguros que no se solapan ni acciones, ni horarios y que tampoco queda nada por organizar.

¿Qué tiene que contener una escaleta?

Para que una escaleta sea reconocida como tal y cumpla todas sus funciones tiene que contemplar, como mínimo, una serie de puntos.

• Día y hora. Se empezará por anotar lo más fundamental del evento: el día y la hora de celebración. En la escaleta se pondrán todas las acciones que pasarán con su ubicación temporal correspondiente.
• Lugar. El siguiente punto a tratar es el lugar en el cual se va a desarrollar la acción. En este punto lo que prima es la exactitud, con lo que hay que describir el lugar con todo lujo de detalles en el que va a suceder la acción, por ejemplo concretar ciudad, edificio y sala escogida.
• Persona encargada. Continuando el paso por la escaleta toca definir qué personas se encargaran de supervisor cada acción. Así se quedan claras las responsabilidades de cada uno.
• Funciones. Es conveniente también definir en la escaleta las funciones concretas de cada una de las personas involucradas en el evento. Esto proporcionará una sensación de organización y, desde fuera, los asistentes podrán observar como cada trabajador tiene muy claro sus quehaceres y no se entorpecen entre ellos, incluso cuando existan inconvenientes.

Una vez realizada tan solo queda presentarla y comentarla a todo el equipo implicado para que todos sean conocedores de todo lo que va a suceder a lo largo del evento.