Decálogo de lo que NO se debe hacer al organizar un evento

A la hora de organizar un evento es normal que recibas mucha información de todo lo que debes hacer y cómo tienes que actuar para que todo vaya sobre ruedas. De hecho, nosotros mismos, te hemos dado unos cuantos consejos sobre organizar un evento de 10, pero siendo realistas, pocas veces alguien te dice qué no debes hacer a la hora de poner en marcha tu evento.

Errores que no debes hacer al organizar un evento

Para que un evento salga perfecto hay que tener en cuenta una gran cantidad de información, de tal manera que se procure tener todo bajo control y no cometer errores. Pero, muchas veces, a la hora de planificar todo lo concerniente al evento no prestamos atención a pequeños detalles que pueden hacer que tu evento no salga según lo esperado.

Para que esto no te suceda a ti , te hemos preparado un decálogo de lo que no debes hacer al organizar un evento. ¡Toma nota!

1. No cobres extras. No hay nada que más rabia dé que al llegar a un evento y te cobren “extras” por todas partes. Guardarropía, internet, parking… son algunos de los ejemplos que hacen que los invitados tengan que sacar sus carteras de manera continuada. Para evitar estas pequeñas molestias es preferible que tengas en cuenta todos los gastos extras y los incluyas en la entrada principal, de manera que con un único pago tus invitados puedan disfrutar de un servicio prácticamente todo incluido.
2. No dar información suficiente. Ir casi a tientas a un evento no es bueno. Es necesario que, de manera realista, des información contrastada a los invitados para que estos sepan a qué van a enfrentarse en tu evento y qué esperar de él.
3. No dar información realista. Decimos información realista, porque, tampoco es bueno que en tu evento hinches las expectativas de los asistentes en demasía si luego no vas a poder cumplir dichas expectativas. Piensa que un cliente desilusionado es muy difícil de volver a captar.
4. No seas el centro de todo. El egocentrismo es algo que, normalmente, no suele gustar al personal. Está claro que es tu evento y tienes que hablar de ti, pero trata de entremezclar tu información propia con noticias de terceros. Si esto no puede ser, al menos no seas tan promocional y cuenta hechos de interés para los usuarios. Es decir, apórtales un valor añadido que nunca podrás olvidar.
5. No seas anticuado. El ser anticuado no es la mejor estrategia para vender y posicionarse como un evento de gran envergadura. Por ello utiliza el soporte online en detrimento del papel, ya que éste suele acabar tirado por el suelo.
6. No seas predecible. El ser predecible puede resultar un tanto aburrido. Sorprende a tus invitados e innova en la manera de hacerlo.
7. No te rodees únicamente de voluntarios. Está claro que los voluntarios te ayudarán a todo lo que necesites en tu evento, pero en muchas ocasiones necesitarás de personal cualificado para dar solución a problemas técnicos.
8. No planificar el evento y sus fases. La improvisación es algo que puede jugarte malas pasadas, con lo que mejor que puedes hacer es tener un plan de preparación perfecto que contemple todas las fases e, incluso, los problemas que se pueden dar en el evento.
9. No prestar atención a los invitados. Los invitados son el centro de tu evento, así que préstales atención. Si vas a ofrecer comida pregunta por sus necesidades alimenticias y/o sus intolerancias, pregunta si necesitan equipamiento especial para acceder al recinto… y todo aquello que se te ocurra para adecuar al máximo el evento a las exigencias de los invitados.
10. No controlar lo que dicen de ti. Centrarse en el evento y no en lo que dicen de él es un gran error, ya que no sabrás si lo que estás haciendo tiene aceptación o no. Escucha al público y toma sus críticas como oportunidades de mejora.